Qu’est-ce qu’un PMS dans la location saisonnière ?
Le PMS qui est l’abréviation de Property Management System, un logiciel de gestion de pour votre location saisonnière.
Il s’agit d’un logiciel, tel que Amenitiz qui vous permettra de gérer l’annonce de votre logement d’une seule et même interface. Cette solution tout en un est équipée de nombreuses fonctionnalités permettront aux propriétaires de gérer au mieux leur activité de loueur saisonnier.
La plupart sera doté d’un channel manager pour faciliter la gestion sur les plateformes de réservations en ligne telles Booking, Airbnb.
Historiquement, ils équipaient les hôtels mais depuis quelques années sont apparus les PMS pour la location saisonnière.
Simple loueur saisonnier : Le PMS airbnb est-il nécessaire ?
Oui ! Grâce à lui, Adieu les tâches chronophages et répétitives sans valeur ajoutée.Concentrez sur la satisfaction de vos voyageurs.
Gagnez du temps, de l’argent et surtout votre énergie ! C’est l’outil essentiel à l’activité de location Airbnb.
Critère pour choisir le PMS de sa location saisonnière :
Choisir son PMS Airbnb peut paraître compliqué vu la pléthore d’offres sur le marché. Il s’agit malgré tout de ne pas se tromper. Bien entendu, il sera possible d’en changer après quelques mois d’utilisation mais cette tâche s’avère fastidieuse dû à la migration des données sur vos annonces et réservations en cours. La première phase est d’évaluer vos besoins pour la gestion de votre activité.
Connaître les besoins pour son activité de location :
Il vous faut tout d’abord déterminer vos besoins. Posez vous les bonnes questions sur les fonctionnalités recherchées. Celles qui sont pour vous indispensables. Voici quelques questions à se poser :
- Le PMS dispose d’un channel manager partenaire ?
- Est ce que le channel manager du PMS pourra se connecter à Airbnb, Booking, et autres plateformes en ligne dite de “niche” ?
- Le channel manager propose des connexions API et Ical ?
- Est ce que la facilité d’utilisation est plus importante qu’une multitude fonctionnalités qui peut rendre la prise en main complexe ?
- Est ce que mon logiciel doit pouvoir se connecter à des solutions externes ?
- Quel est mon budget mensuel/annuel ?
- Est-ce que mon logiciel propose un site internet en ligne inclus ?
- Vais-je être le seul utilisateur ?
- Le logiciel propose une application mobile performante ?
- Est ce que le service client et support sont de bonne qualité et en français ? (si communiquer en anglais est pour vous une difficulté)
- Dispose t’il d’un outil de facturation
- Quelle est votre ambition de croissance ? 2 logements ? 10 ? 50 ?
Suivez la méthode pas à pas pour déterminer votre choix !
Bien choisir votre PMS : Méthode pas à pas :
De nombreux PMS existent sur le marché. Comme pour l’investissement de votre logement, il est important de prendre un temps de réflexion avant toute prise de décision. Posez-vous les bonnes questions concernant votre activité d’hébergeur, vos ambitions de développement, le temps que vous allez y consacrer, le degré d’implication pour une bonne prise en main de l’outil.
Identifier vos besoins :
Poser vous les questions ci dessus
Prospecter parmi les outils existants :
Faîtes une liste des logiciels répondant à vos critères. Faites des recherches sur Google, Youtube. Commencez à lire les avis pour vous faire une idée.
Tester le logiciel !
L’avantage est qu’il propose la plupart du temps une démonstration gratuite pour vous donnez une idée des fonctionnalités. N’hésitez donc pas à les demander et en faire plusieurs !
De plus, si vous hésitez encore, des périodes d’essai gratuites sont là pour conforter votre choix !
Fonctionnalités obligatoires d’un PMS pour location saisonnières :
Vous êtes loueur en location courte durée ? Découvrez ci-dessous la liste des fonctionnalités obligatoires pour votre PMS de location saisonnière.
Channel manager :
LA fonctionnalité la plus importante d’un PMS pour être visible sur Airbnb : le channel manager. L’outil vous permet la synchronisation de vos calendriers, des prix, de vos disponibilités sur vos différents canaux de distributions. Le logiciel est indispensable pour éviter le surbooking et les doubles réservations grâce à la fermeture en temps réel de vos calendriers suite à une réservation.
Certains vous proposent également de gérer la durée de séjour minimum, pratique pour éviter les réservations d’une nuit en milieu de semaine lors des périodes de vacances scolaire par exemple.
Faites attention à la connectivité du channel manager aux plateformes que vous projetez d’utiliser notamment si vous êtes sur un marché de niche.
Enfin, préférez en un équipé d’un channel manager “partenaires Airbnb” comme Lodgify qui vous permet en plus la synchronisation de vos annonces, photos et équipements de votre logement.
Calendrier centralisée :
Ce type d’interface unique vous permettra de gérer les réservations d’un seul écran pour vous faciliter les consultations et modifications des séjours de vos locations de vacances. Gérer d’une seule plateforme en ligne sans se connecter aux OTAS (Booking, Airbnb etc…)
Boîte de réception unifiée :
Nous vous conseillons d’opter pour un PMS intégré totalement à Airbnb et qui propose une boîte de réception unique pour l’ensemble de votre communication avec vos voyageurs.
Mail provenant des plateformes, SMS échangés, Whatsapp, tout peut être regroupé par les meilleurs outils.
Attention, certains d’entre eux ne proposent pas ce type d’affichage.
L’avantage est d’avoir une vue d’ensemble de vos échanges avec vos invités. Un gain de temps et une assurance de ne pas oublier les demandes de vos clients.
Automatisation de la communication voyageurs :
Avoir une boîte unique c’est bien, pouvoir automatiser une partie de votre communication avec vos voyageurs c’est encore mieux !
En effet, les plus performants vous permettent :
- automatiser une séquence mail, SMS pour diffuser les informations importants au BON moment à vos invités ;
- de personnaliser vos échanges avec des “shortcodes” pour rendre plus vivant vos mails. (Prénom du voyageur, date de séjour, heure du check in etc… )
- transférer des documents comme le contrat de location, le livret d’accueil digital.
Créateur de site internet inclus :
Si vous voulez être plus rentable à long terme. Créer un site web sera pour vous indispensable pour obtenir des réservations en direct.
Réservation en direct signifie réservation SANS commissions qui représentent en moyenne 18 % de votre chiffre d’affaires en moins !
Proposer un site internet de vos locations de vacances sera pour vous une source de revenus supplémentaires.
Pour éviter le coût onéreux d’un site web certains outils vous proposent de générer votre propre facilement à l’aide de templates pour vous créer un site design et professionnel.
Déterminer vous-même vos couleurs,polices et votre identité de marque qui sublimera vos logements !
Gestionnaire des tâches :
Comme son nom le PMS vous permet la gestion de votre propriété. Ainsi, la gestion des tâches est l’une des caractéristiques du logiciel.
Rien de plus simple pour vous de créer et assigner une tâche à un membre de votre équipe suite à une réservation (ménage, entretien).
Certains d’entre eux proposent un chat entre les équipes et la notification de la tâche terminée. Une option rassurante pour le bon suivi des équipes de ménages notamment.
Enfin, créer des checklist à transmettre à votre collaborateur selon les tâches qui doit accomplir. Ainsi, un risque d’oubli diminue par vos équipes !
Fonctionnalités par utilisateur :
Bien entendu, un PMS doit être capable de verrouiller selon l’utilisateur qui l’utilise les fonctionnalités disponible
Chaque type de collaborateur ou prestataire aura un niveau d’accès qui lui est propre. Attribuer un rôle à chaque membre de votre équipe et le niveau nécessaire d’informations pour réaliser sa tâche.
Un réel atout pour protéger les données sensibles de votre activité (chiffre d’affaires, données personnelles de vos clients par exemple).
Application mobile :
Assurez-vous que PMS propose une application mobile elle est désormais indispensable pour être le plus réactif envers vos voyageurs notamment dans vos échanges.
De plus, renseignez sur les fonctionnalités de l’application. Elle doit être la plus complète possible et vous permettre de :
- gérer les réservations (modification de date par exemple)
- ajouter une réservation
- modifier vos prix, vos disponibilités
- répondre aux messages de vos invités
- obtenir des informations sur votre performance en temps réel etc…
Tableaux de bord et état financiers disponibles :
Un bon PMS de location saisonnière vous permet de suivre les performances financières de chacun de vos hébergements.
Créer et éditer des rapports avec les données qui vous intéressent :
- Chiffre d’affaires par plateforme (Airbnb, booking, direct, autres…)
- Taux occupation
- RevPar
- Nombre client accueillis
- Commissions et taxe de séjour payées
Autant de données pour analyser vos chiffres mais également une aide pour vos différentes déclarations fiscales.
Générer donc grâce à votre PMS vos rapports détaillés pour vous aider à la gestion de votre investissement !
Intégration de solutions externes :
Le PMS vous permet de gagner du temps dans les tâches concernant directement votre propriété et vos invités.
Pour gagner encore en performance et en temps les meilleurs PMS des intégrations avec des outils externes. Dans quel but ? Encore gagner du temps et simplifier votre quotidien !
Outils comptables :
Certains d’entre eux peuvent se connecter à votre logiciel comptable, ce qui permet la synchronisation des données financières. Adieu la saisie manuelle tout est transféré en quelques minutes en comptabilité !
Tarifications dynamiques :
On le sait aujourd’hui la tarification dynamique n’est plus réservée à l’hôtellerie elle s’impose aujourd’hui comme obligatoire pour réussir dans la location saisonnière. Elle permet souvent d’augmenter significativement vos revenus.
Certains logiciels vous proposent nativement cette tarification dynamique si ce n’est pas le cas assurez vous qu’il est possible de se connecter aux outils externes spécialisés tels que Pricelabs par exemple.
Entrée autonome :
Si vous souhaitez gérer les entrées de vos clients à distance avec une serrure connectée par exemple, assurez vous que votre PMS est capable de gérer ce type d’équipement de façon automatique. Une tranquillité d’esprit et un gain de temps assuré !
Paiement en ligne de client :
Votre PMS doit pouvoir intégrer un système de paiement en ligne pour encaisser des demandes de caution ou d’upsell que vous proposez.
Survi consommation des clients :
Un des points qui peut éroder votre rentabilité est la surconsommation de chauffage et d’électricité. Equiper votre logement de domotique et reliez la à votre PMS.
De plus, des systèmes anti-nuisance peuvent aussi être connectés à votre logiciel favori !
Avantages d’un PMS pour les loueurs saisonniers :
Pour vous aider à choisir le meilleur PMS pour votre location nous allons vous décrire les principales fonctions qu’il doit remplir.
L’outil de gestion les informations :
Grâce à lui, toutes les informations liées à vos réservations seront centralisées sur une seule interface. Ainsi, vous verrez d’une coup d’oeil :
- les arrivés et les départs du jour ;
- les noms et le nombres de clients d’une réservation ;
- la durée et le prix des séjours réservés ;
- les annonces de vos logements avec leur contenu (photos, description, capacité d’accueil, équipements dans les appartements etc…)
- création de devis, factures, encaissement de la caution.
Une Aide à la performance de votre location saisonnière :
Parmi les fonctionnalités ils peuvent proposer des grilles tarifaires selon la saison, la concurrence pour votre logement.
En effet, certains d’entre eux vous proposent une tarification dynamique boostant la rentabilité de votre location saisonnière !
En plus, des propositions de prix centralisent des données stratégiques et financières de votre location de vacances.
Retrouvez ainsi bon nombres d’informations intéressantes pour pouvoir piloter votre stratégie. Certains PMS vous permettent d’éditer voir même de personnaliser des tableaux de bord pour déterminer quelle est la location de vacances la plus performante !
Un atout pour la satisfaction voyageurs :
Votre client doit être au centre de vos préoccupations sans pour autant prendre toute votre énergie. Il vous aide à satisfaire les demandes de vos voyageurs.
Par exemple, ajout de service supplémentaire, mise en place d’entrée automatisée pour offrir plus de souplesse.
Programmation de mails et messages (SMS) automatiques à vos clients. Une manière pour vous d’être présent et de rendre leur séjour irréprochable, et en assurant leur entière satisfaction.
Le PMS location saisonnière : un booster de rentabilité
Comme déjà indiqué plus haut les meilleurs PMS comme Lodgify vous proposent un site internet avec moteur de réservation pour augmenter votre rentabilité. Louer en direct devient essentiel pour assurer l’avenir de votre location de vacances.
Prix d’un PMS pour location saisonnière :
Le tarif est variable d’un logiciel à l’autre. Il peut même proposer plusieurs plans tarifaires avec plus ou moins d’options disponibles.
Comptez environ 50 euros par mois par logement pour un PMS. Après l’avoir testé et si vous êtes sûr de votre choix opter pour l’abonnement annuel qui vous donnera une réduction significative de 15% à 20 %.
Un coût certes mais qui est selon nous nécessaire et qui offrira une tranquillité d’esprit et un gain de temps considérable dans la gestion de votre hébergement.
Quel est le PMS idéal ?
Le PMS idéal doit correspondre à vos attentes et doit être pour vous intuitif et facile d’utilisation.
Il doit vous permettre d’optimiser vos tâches, vous faire gagner du temps et non en perdre ! Il doit vous simplifier la vie ! Lancez vous et souscrivez à celui qui vous a séduit et démarrez l’aventure Airbnb 🙂
